Как транспортные вузы адаптировались к приему абитуриентов во время пандемии коронавируса?
Сама процедура поступления в вуз всегда была сложной. Выпускник школы вряд ли в действительности представляет, как функционирует университет его мечты, пока не окажется в нем. Да и, признаться честно, первая встреча может пройти не так радужно, как способно нарисовать вдохновленное воображение будущего студента.
В Российском университете транспорта, главном транспортном вузе страны, к работе с абитуриентами относились ответственно всегда. В вузе долгие годы успешно функционирует система, при которой потенциальные проблемы, связанные с особенностями приема нового поколения транспортников в свои ряды, решаются еще до начала приемной кампании. Так, для работы комиссии на весь летний период освобождается целый учебный корпус, который, по сути, на три месяца превращается в административное подразделение. Один этаж оборудуется как зал консультаций, куда любой абитуриент, в том числе и с родителями, может прийти, задать интересующие его вопросы по поводу поступления, количества выделенных мест для приема в рамках выбранной им специальности, степени ее востребованности среди поступающих, процесса обучения и гарантий трудоустройства.
Еще один этаж оснащается специальными кабинками для индивидуальной работы с поступающими и их сопровождающими. Как правило, в кабинке присутствуют два оператора – работника приемной комиссии, один из которых занимается непосредственно заполнением и проверкой всех необходимых документов с абитуриентом, а другой – их подготовкой и оперативной передачей в соответствующее подразделение университета. При этом оба сотрудника могут также ответить на вопросы, объяснить процедуру вступительных испытаний, предоставить пароль и логин от личного кабинета абитуриента, где тот сможет отслеживать этапы поступления и свои результаты. Стоит отметить, что операторов заблаговременно – как правило, за два месяца до начала приемной кампании, – приглашают на обучение, в ходе которого их знакомят с системой, посредством которой заполняются все документы, а также общению с абитуриентами. Для приемной комиссии РУТа важно, чтобы потенциальный студент еще до начала обучения увидел – в ведущем отраслевом вузе о нем точно позаботятся.
Несмотря на старания сотрудников университета подготовиться к решению любых проблем заранее, внештатные ситуации иногда случаются. В 2020 году такой неожиданностью стали пандемия коронавируса и введенные из–за нее ограничения, что сделало невозможным продолжение работы с абитуриентами в привычном формате, заставило университеты, в том числе и РУТ, оперативно подстраиваться.
Ответственный секретарь приемной комиссии РУТа Максим Бегичев отмечает, что процесс перехода на «новые рельсы» нельзя назвать легким. Однако, считает представитель университета, его все–таки удалось завершить без существенных потерь. По словам руководителя приемной комиссии, для решения некоторых задач сотрудникам приходилось практически ночевать на рабочем месте, так как решения требовалось принимать в кратчайшие сроки. Одним из них стало открытие горячей линии, с помощью которой любой желающий может позвонить в университет и получить полноценную консультацию. По словам Максима Бегичева, этот формат хоть и частично, но способен заменить привычный зал консультаций: «Нам было важно, чтобы у поступающих сохранилась возможность познакомиться с университетом, пусть и не в очном формате. Поэтому мы за две ночи сумели развернуть уникальный колл–центр, позвонив сотрудникам которого абитуриент может получить абсолютно всю информацию про каждое направление и подразделение, обо всех тонкостях приема». И действительно, позвонив по простому для запоминания телефону (в нем почти одни 5), будущий студент попадает в приемную комиссию, а с помощью добавочных номеров, которые размещены на официальном сайте университета, он сможет связаться с колледжами, институтами, отделениями магистратуры и аспирантуры, отделом по целевому обучению и по взаимодействию с иностранными гражданами. Представители университета отмечают, что в некоторых случаях абитуриенту удастся пообщаться и с конкретными преподавателями. По словам ответственного секретаря приемной комиссии, система будет совершенствоваться и дальше. В частности, планируется развернуть линию поддержки, сотрудники которой смогут оперативно консультировать абитуриентов при непосредственной подаче документов. Сообщается, что в рамках данной линии также будет разработана отдельная возможность для консультирования тех, кто поступает в РУТ на программы по целевому направлению.
Процесс перехода был осложнен еще и тем, что образовательная организация в своей деятельности должна руководствоваться не только Конституцией РФ, но и правилами и порядком приема, которые установлены в университете, законодательством об образовании. По словам Максима Бегичева, главное в этом процессе – быть в курсе последних изменений, так как в связи с эпидемиологической обстановкой изменения в привычный уклад работы вносятся очень быстро, а работа с абитуриентами – это зона повышенной ответственности.
Безусловно, для поступающего важны консультации и возможность заочного знакомства с университетом. Однако главная задача приемной комиссии – облегчить абитуриенту именно подачу документов. По словам руководителя приемной комиссии, в университете всегда стремились к модернизации системы. Так, еще в прошлом году был опробован формат общения абитуриента с вузом посредством личного кабинета, через который ему предоставлялась возможность самостоятельно подготовить все необходимые документы, заполнить соответствующую анкету, ознакомиться с правилами и порядком поступления. Однако еще в 2019 году абитуриенту после всех онлайн–процедур необходимо было все–таки прийти в университет, собственноручно подписать сопровождающие документы, например, согласие на обработку персональных данных. Да и процедура регистрации могла вызывать вопросы и сложности.
В этот же раз систему доработали: личного присутствия не требуется, а список сведений, которые можно заполнить онлайн, расширился, и регистрация стала проще и понятнее – соответствующий баннер вынесен на основную страницу сайта. Так, абитуриенту независимо от выбранной ступени образования предоставляется возможность указать паспортные данные, сведения о документах, подтверждающих требуемый для освоения выбранной специальности уровень образования, сведения о необходимости предоставления общежития, индивидуальных достижениях и об имеющихся льготах. После того как указанные данные будут заведены в систему, абитуриент сможет скачать автоматически сформированное заявление о приеме документов, еще раз проверить его и после подписи направить весь пакет документов на электронную почту приемной комиссии. В остальном работа операторов осталась той же: в соответствии с предписанными рекомендациями в отношении профилактики распространения коронавирусной инфекции в самом корпусе нет привычного столпотворения, однако, пусть и дистанционно, специально подготовленные сотрудники университета проверяют полученные документы, сверяют сведения и направляют их в соответствующие подразделения, где их обрабатывают и вводят данные на сайт.
«У нас очень комфортный для работы официальный сайт, и на его платформе реализовано много удобных вещей как для нас, так и для абитуриентов. После подачи документов свое место в рейтинге поступающий сможет отслеживать практически в онлайн–режиме – информация о поданных заявлениях на поступление обновляется каждые 40–50 минут», – отмечает Максим Бегичев.
Кстати, для того чтобы абитуриентам было удобно пользоваться сайтом университета, на нем заранее размещена вся информация, в том числе и справочная, чтобы к моменту подачи документов будущий студент уже знал функционал, умел найти нужную ссылку и ориентировался в структуре онлайн–страницы.
Относительно планов на будущее, разумеется, пока говорить рано. Да и вряд ли частично отмененные ограничения могли бы так быстро сказаться на процедуре подачи документов в 2020 году. Да, образовательная система в большинстве своем смогла быстро перестроиться и адаптироваться под сложившиеся обстоятельства. Однако не стоит забывать, что перемены в университетах всегда сопровождаются долгими обсуждениями, принятием ответственных, но не всегда быстрых решений. Тем более что для некоторых вузов возвращение к истокам может показаться не столь привлекательным. В частности, ответственный секретарь приемной комиссии РУТа отмечает, что главный отраслевой вуз страны входит в список из 54 университетов, на базе которых тестируется система «Поступление в вуз онлайн» – суперсервис, запущенный Министерством образования и науки РФ. На практике это означает, что в университете и до пандемии планировалось введение дистанционного формата поступления. «В возвращении к старому формату мы не видим смысла, так как много сил и ресурсов было потрачено на то, чтобы создать всю систему, усовершенствовать и наладить ее функционирование. Нам бы очень хотелось призвать абитуриентов пользоваться нашей системой, не бояться ее, ведь мы сделали все для того, чтобы она была максимально комфортной», – отмечает Максим Бегичев.
Несмотря на то, что система действительно облегчает жизнь будущим студентам, потенциально она может привести и к некоторым неожиданностям. В частности, к увеличению количества поступающих, а соответственно и конкурса на бюджетные места. Раньше для того, чтобы поступить, нужно было личное присутствие, что существенно усложняло жизнь абитуриентам из регионов, которые по тем или иным причинам не могли себе позволить приехать в столицу. Сейчас же финансовые затраты на проезд до вуза и проживание фактически отсутствуют. Все, что нужно для поступления, – быстрый Интернет и любое устройство с неограниченным доступом к нему. С одной стороны, процесс цифровизации данной области, ускоренный пандемией, приведет к тому, что у всех абитуриентов будут равные возможности на поступление. Но с другой – эмоциональная нагрузка от увеличения числа конкурентов теперь станет сильнее, а справляться с конкуренцией получается далеко не у всех.
Так или иначе, отрицать тот факт, что в Российском университете транспорта готовы к любому развитию событий, не приходится. По словам Максима Бегичева, в скором времени поступление в главный транспортный вуз страны станет возможно и через портал государственных услуг, а сама система будет постоянно модернизироваться, оперативно отвечая на возникающие вызовы. «Пока итоги подводить рано, займемся этим осенью. Но уже можно сказать: что от нас требовалось, мы сделали и запустили все сервисы в установленные законодательством сроки. Главное – помнить: вся система разработана специально для того, чтобы сделать процесс поступления в наш университет более комфортным. А пугаться изменений абитуриентам не стоит, ведь в любом случае будущее зависит только от них самих!» – подытожил ответственный секретарь приемной комиссии РУТа.
Елизавета КАРПОВА,
обозреватель «ТР»
