Минтранс России подготовил проект правил для электронных экспедиторских документов
ЭДО
Переход на электронный документооборот (ЭДО) в перевозках – лишь один из этапов масштабной государственной программы цифровизации транспорт-
но–логистической отрасли.
Сейчас в России активно развивается Национальная цифровая транспортно–логистическая платформа, или система «ГосЛог», на базе которой планируется запустить множество разных сервисов и средств управления для всех участников рынка перевозок.
Часть законодательных документов, регламентирующих работу платформы, находится в стадии рассмотрения, а некоторые уже приняты и начнут действовать в скором времени. После полномасштабного перехода на транспортный ЭДО цифровизацию на платформе «ГосЛог» предполагается продолжить. Разработчики этой инициативы планируют добавить аналитику и прогнозирование, управление инцидентами и приоритетами доставки для социально–значимых грузов, а также другие возможности.
Переход на электронные перево-
зочные документы станет обязательным для всех видов коммерческих грузоперевозок. Он охватит авиационные и железнодорожные грузовые накладные, заказы и заявки на автомобильные перевозки, а также экспедиторские документы.
Общая схема работы с электронными перевозочными документами будет выглядеть так:
– грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и другие участники рынка должны быть подключены к государственной системе через сервис своего оператора ЭДО, их задача – формировать электронные перевозочные документы (ЭПД) в виде файлов обмена и подписывать их квалифицированной электронной подписью (КЭП);
– сервис оператора ЭПД следит за тем, чтобы отправленные документы соответствовали утвержденному формату, проверяет корректность электронной подписи, которой подписан файл обмена, и автоматически формирует QR–код, в котором зашифрованы сведения об электронном перевозочном документе, водитель может предъявить такой QR–код на мобильном устройстве по требованию сотрудника ГИБДД;
– водителям для работы с системой и подтверждения приема груза достаточно простой электронной подписи, или неквалифицированной (НЭП).
Внедрение ЭПД – это сложный и многоэтапный процесс. Прежде всего потребуется проанализировать действующие процессы подготовки транспортных документов, с учетом того, кто, когда и с помощью каких технических средств будет работать с каждым документом, а при необходимости предусмотреть изменения сложившихся процессов. Эти изменения требуется согласовать, протестировать и доработать.
Далее требуются программные сервисы для обмена документами и оформления квалифицированной электронной подписи. Необходимы настройка сервисов и их интеграция с учетной системой для исключения дублирования данных и снижения вероятности ошибок.
Отдельный этап – организация аппаратной части для работы «на земле». Речь идет о планшетах или смартфонах для водителей, дополнительных источниках питания, средствах для удаленной работы и стабильном доступе к интернету. Все это должно быть в наличии и исправно, а на случай утери или кражи необходимо предусмотреть соответствующие регламенты и ответственность. По окончании технической подготовки необходимо обучить сотрудников, учитывая, что у некоторых может полностью отсутствовать опыт работы с ИТ–сервисами, электронными подписями и учетными системами.
Внедрение электронных перево-
зочных документов обеспечивает не только выполнение требований законодательства, но и практические преимущества.
Появляется возможность для расширенной аналитики, позволяющей объективно оценивать эффективность сотрудников. Снижаются трудозатраты на документооборот за счет экономии времени и человеческих ресурсов, которые зачастую являются одними из самых дорогих и дефицитных в организации. Оптимизируется взаимодействие между подразделениями и контрагентами, необходимое для полноценного перехода на ЭДО.
Министерство транспорта РФ позиционирует переход на электронный документооборот в логистике как часть Транспортной стратегии до 2030 года.
При этом планируется достижение следующих целевых показателей при переходе на ЭДО: увеличение пропускной способности магистральных направлений на 15%; увеличение средней скорости доставки грузов до 470 км в сутки; перевод 90% документооборота в электронный вид; экономия бизнесом за счет сокращения расходов на бумагу 170 млрд руб. ежегодно; сокращение транспортно–логистических издержек в ВВП до 11,2%.
По оценкам Минтранса России, оформление одного бумажного документа сейчас обходится примерно в 700 руб., тогда как его электронный аналог стоит около 15 руб. Разница показывает очевидную экономическую выгоду от перехода на электронный обмен для всех участников перевозочного процесса.
В январе 2026 года Минтранс представил подготовленные правила обмена электронными экспедиторскими документами, сведениями, содержащимися в них, а также порядок направления электронных экспедиторских документов в государственную информационную систему.
Разработанные правила представляют завершение определенного этапа работы, которая проводилась транспортным сообществом по развитию цифровых сервисов на протяжении последних лет.
7 июня 2025 года был опубликован федеральный закон № 140, который внес изменения в 87–ФЗ «О транспортно–экспедиционной деятельности» и отдельные законодательные акты. Изменения коснулись ключевых участков логистической цепочки: оформление заказов–заявок, транспортных накладных и экспедиторских документов.
С электронными документами предстоит работать логистам, водителям, кладовщикам и бухгалтерии.
Все участники перевозок вне зависимости от сферы деятельности и отрасли должны будут оформлять в электронном виде: транспортные накладные, заказы–заявки на перевозку, грузовые накладные в авиации, транспортные железнодорожные накладные, экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору).
При этом для каждого из перечисленных документов определен отдельный порядок направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
Исключения, при которых разрешено использовать бумажную форму этих документов, позже утвердит Минтранс России. Перечень таких случаев будет ограниченным, и доля таких перевозок составит незначительную часть от общего объема.
Кроме того, с 1 сентября 2025 года у экспедиторов появились следующие обязанности:
– обеспечить соблюдение требований законодательства при оказании экспедиционных услуг, связанных с перевозкой ограниченных в обороте грузов. Если экспедитор не может обеспечить соблюдение таких требований, оказание экспедиционных услуг не допускается;
– хранить договоры транспортной экспедиции 3 года со дня окончания исполнения этих договоров;
– по требованию правоохранительных органов предоставлять информацию о соглашениях и передавать груз для проверки.
Информация об экспедиторе должна быть размещена в реестре уведомлений о транспортно–экспедиционной деятельности. Реестр будет вестись в электронной форме на платформе «ГосЛог».
Изменения касаются как действующих экспедиторов, так и тех, кто только планирует осуществлять экспедиционную деятельность. С 1 марта и до 1 мая 2026 года действующие экспедиторы должны подать уведомление о своей деятельности.
Планируются штрафы за отсутствие сведений в реестре: от 3 до 5 тыс. руб. для граждан, от 100 до 300 тыс. руб. для юрлиц.
Руководитель экспедиторского бизнеса (юрлица или ИП) не должен иметь судимости за экономические преступления, а сама компания – ответственности за повторные нарушения закона 87–ФЗ в течение года, например, штрафов за отсутствие в реестре или невыполнение обязанностей экспедитора.
Проблемы с внедрением ЭДО применительно к экспедиторской деятельности могут возникнуть, и вот почему. Дело в том, что до сих пор нет четкой схемы отображения экспедитора в транспортной накладной. Это касается как бумажного документа, так и электронного. Так, экспедитор может не отражаться в электронной транспортной накладной, если не принимает груз во владение.
В таком случае экспедитор может участвовать в организации перевозки по поручению заказчика, но все документы, включая договор перевозки с перевозчиком и заказ–заявку, должны быть подписаны от имени фактического заказчика, а не экспедитора. При таком сценарии экспедитор не указывается в ЭТрН, но может быть наблюдателем. Однако после 1 сентября 2026 года экспедитор должен быть указан в ЭТрН в обязательном порядке. Это усилит ответственность экспедитора как участника перево-
зочного процесса, повысит легальность бизнеса в целом, его прозрачность и безопасность.
Таким образом, транспортному комплексу надо активно готовиться к работе в новых условиях. И не только экспедиторам.
Обязательный переход на электронные перевозочные документы – это уже не просто тренд, а новая норма: государство выстраивает сквозной контроль и прослеживаемость перевозок через ГИС ЭПД и такие связанные инициативы, как «ГосЛог». Требование станет полностью массовым с 1 сентября 2026 года, а 2026–й – ключевой год, чтобы пройти этот рубеж без сбоев.
Ирина ПОЛЯКОВА,
обозреватель «ТР»,
кандидат экономических наук
